Afbeelding
donderdag 20 mei 2021

Projectsecretaris bij de Vervoerregio: ‘Echt een hele leuke functie!’

Hilde Postma

Veel studenten en net afgestudeerden weten het niet, maar bij de Vervoerregio kun je als starter aan de slag als projectsecretaris. De meeste starters studeerden planologie of bestuurskunde maar ook met een andere studie ben je van harte welkom! Als je maar affiniteit met mobiliteit en bereikbaarheid hebt. Rosie, Denny en Puck vertellen erover: ‘Het is een hele leuke functie waarbij het ook echt de bedoeling is dat je doorgroeit in de organisatie’.

Rosie Louwe Kooijmans (26 jaar) is sinds 1 maart projectsecretaris bij team Projecten. Ze heeft de concessieverlening Amsterdam en het Transitieprogramma Mobiliteit onder haar hoede. ‘Ik werk hier nog maar kort, maar mijn eerste indruk is wel dat iedereen heel erg open en behulpzaam is. Er zijn een stuk of zestien projectsecretarissen en iedereen wil wel een half uurtje inplannen om wat uit te leggen. Dat gaat ook allemaal heel informeel. Iedereen is heel aardig en het is gezellig.’

Startersfunctie

´Ik kende de Vervoerregio al langer: in het eerste jaar van mijn studie Planologie kwam een ouderejaars een presentatie geven over de stages die je er kon lopen. Dat klonk heel leuk! Bovendien werkten mijn oom en een andere kennis er – weliswaar in andere functies – maar ik hoorde altijd goede verhalen over de organisatie. Nadat ik was afgestudeerd, zag ik een vacature voor de startersfunctie projectsecretaris. Die sprak me erg aan. Het leuke was dat bij de vacaturefunctie al stond dat je je kunt ontwikkelen tot beleidsmedewerker of projectbegeleider. Er is dus echt de mogelijkheid om door te groeien binnen de organisatie. Het was coronatijd en ik dacht dat het wel moeilijk zou zijn om te worden aangenomen. Maar ik solliciteerde en kreeg de baan! Daar was ik heel blij mee.

Ondersteunende rol

Ik heb nu nog een ondersteunende rol voor de projecten waar ik bij ben betrokken: ik ben veel aan het notuleren en agenda’s aan het beheren. Dat is op zich wel fijn want daardoor ga je echt op de inhoud in en leer je waar de onderwerpen over gaan. De hele wereld van het openbaar vervoer is best ingewikkeld en er zijn veel verschillende bestuurslagen. In het begin weet je totaal nog niet hoe alles formeel geregeld is: ik wist helemaal niet hoe het met de verschillende concessiesverleningen zat bijvoorbeeld. Het is interessant om te leren hoe de concessies per gebied zijn geregeld. De concessie in Zaanstreek/Waterland wordt bijvoorbeeld aanbesteed, terwijl die in Amsterdam wordt inbesteed. Het komt erop neer dat in Zaanstreek-Waterland iedereen mag inschrijven om het ov te rijden, maar in Amsterdam is GVB de enige die het ov mag rijden vanwege de complexiteit van de stad. Daarom heeft de Vervoerregio als opdrachtgever een apart concessietraject met GVB. Daar zijn nu gesprekken over gaande. Dat is heel interessant! Ik vind het heel leuk dat ik bij deze concessie betrokken ben. Ik kom zelf uit Amsterdam; ik ken de stad heel goed en heb er veel affiniteit mee. Met bijvoorbeeld Zaanstreek/Waterland ben ik minder bekend.

Goede feedback

David Aulman is de projectleider van de concessie Amsterdam. De samenwerking met hem verloopt goed; hij werkt al heel lang bij de Vervoerregio. We hebben één keer per week een ‘bila’ om even de week te bespreken. Dan bekijken wat er die week moet gebeuren. Als ik vragen heb, kan ik ze stellen. En hij geeft goede feedback op de (notulen) verslagen van de vergaderingen die ik schrijf. Die kan ik dan verwerken en daar leer ik weer van.

Onzekere periode

Met de concessie Amsterdam is er de afgelopen maanden even pas op de plaats gemaakt. Door corona zitten we in een onzekere periode; het is niet heel duidelijk welke kant het op gaat met het ov. We weten bijvoorbeeld nog niet of de Rijksbijdrage het hele jaar doorloopt. Dus is het lastig afspraken maken: we weten nog niet wat de basis is van waaruit we moeten werken. Er worden nu verschillende planningsvarianten gemaakt voor verschillende scenario’s.

Rosie: ‘Iedereen is heel open en behulpzaam’

Lerende fase

Omdat het met de  concessie Amsterdam nu dus niet zo druk is, heb ik om meer taken gevraagd. Bij het Transitieprogramma Mobiliteit was er ook een projectsecretaris nodig; daar ben ik nu ook bij betrokken. Dat gaat over de bredere veranderende mobiliteitsvraag: mensen die vaker de fiets pakken en meer thuiswerken – dat soort trends. Die speelden al maar zijn door corona versneld. Het gaat niet direct over het herstelplan OV 2022, maar over de bredere scope van de mobiliteitstransitie: in hoeverre heeft corona daar invloed op? Wat kunnen we verwachten?  Op termijn ga ik ook een inhoudelijke bijdrage leveren maar zover is het nu nog niet; ik zit echt nog in de lerende fase.

Aanrader

Ik zou mensen zeker aanraden te solliciteren naar de functie van projectsecretaris. Als je net bent afgestudeerd en je het werkveld van verkeer en vervoer interessant vindt, is dit echt een hele leuke functie. Je hebt een ondersteunende rol bij het project, maar wel met het doel jezelf te ontwikkelen, je bent niet zomaar een secretaresse die alleen maar de agenda’s beheert. Laatst moest ik een Persoonlijk Ontwikkel Plan schrijven, daarin gaf ik aan dat ik beter wilde leren presenteren omdat ik daar niet echt een kei in ben. Nu ga ik over een paar maanden een presentatiecursus doen. Dat mag gewoon, je wordt heel erg aangespoord om jezelf te blijven ontwikkelen. En je kunt echt doorgroeien in dit vakgebied. Dat is ook echt de bedoeling van de organisatie. Je krijgt twee of drie keer een jaarcontract als projectsecretaris en daarna word je aangespoord om intern door te solliciteren.

Appgroepje

Het is ook leuk dat er veel projectsecretarissen zijn. We hebben een appgroepje, daardoor weet je waar iedereen mee bezig is. We doen allemaal ander werk, maar hebben allemaal dezelfde functie, dat is ook leuk. Het enige wat nu in coronatijd jammer is, is dat alles digitaal gebeurt. Daardoor krijg ik niet enorm veel mee van de rest van de organisatie. Maar ik hoop dat we binnenkort terug kunnen naar kantoor! Dan kan ik ook beter zien wat de mogelijkheden zijn binnen de organisatie – en welke kant ik uiteindelijk op zou willen.’

Puck: ‘Nieuwe en jonge collega’s krijgen volop kansen bij de Vervoerregio’

Puck Boer (23) is sinds september projectsecretaris bij team Beleid. Ze ondersteunt haar collega’s bij twee beleidsstukken: de Metrovisie en het Multimodale Netwerkkader.  Ook zit ze sinds kort in de Ondernemingsraad van de Vervoerregio waarin ze met een aantal andere collega’s de belangen van het personeel in de onderneming behartigt. ´Daaraan zie je wel dat ook nieuwe en jonge collega´s volop kansen krijgen bij de Vervoerregio!´ Verder ondersteunt ze ook het managementoverleg van adjunct-directeur Alex Colthoff: ´Daar bereid ik de agenda voor en doe ik de verslaglegging van.´

Voornaamste interesse: verkeer en vervoer

Puck deed hiervoor een bachelor Sociologie aan de VU en een Master Urban & Regional Planning aan de UvA. ‘Ik heb de Vervoerregio leren kennen door een studiegenootje dat al bij de Vervoerregio werkte als projectsecretaris. Zij is inmiddels beleidsmedewerker bij de MRDH. Ik twijfelde nog enigszins of ik zou solliciteren voor een traineeship bij de MRA, maar ook door dat studiegenootje koos ik er toch voor om direct te solliciteren op een overheidsorganisatie binnen de sector waar mijn voornaamste interesse ligt: die van verkeer en vervoer. Ik vond de functie van projectsecretaris een goed alternatief voor het traineeship omdat deze functie ook toegespitst is op starters op de arbeidsmarkt en de organisatie zich ook actief wil inzetten op je ontwikkeling tot project- of beleidsmedewerker.

Steeds meer verantwoordelijkheid

Ik zit in een heel fijn team, waar ik leuke ondersteunende taken heb. Langzamerhand krijg ik ook steeds meer verantwoordelijkheid en kan ik input aandragen en een inhoudelijke bijdrage leveren. Ik merk dat dat gewaardeerd wordt. Ik ben qua kennis en kunde al erg gegroeid sinds ik ben begonnen bij de Vervoerregio.

Familiecultuur

De Vervoerregio is een hele open organisatie, er heerst een familiecultuur. Ook is het een platte organisatie, je legt net zo makkelijk contact met de overige projectsecretarissen als met andere collega’s, de managers en de directie. Ondanks het feit dat ik in coronatijd ben begonnen en we alleen online werken ben ik toch erg goed opgevangen. Het contact onderling is heel goed: er is aandacht voor ieders persoonlijke sfeer en ik krijg alle kans mezelf te ontwikkelen.

Afwisselend werk

Het is ook heel afwisselend werk dat ik doe. Ik had hiervoor nog geen ervaring binnen een gemeentelijke organisatie, maar ik merk dat het heel leuk is om achter de schermen te kijken hoe projecten, beleidsstukken en programma’s tot stand komen. Veel mensen denken niet na over verkeer, vervoer en infrastructuur – en weten niet dat daar een hele wereld achter zit die superinteressant is en waarvan het heel leuk is om daarin mee te lopen.

Metrovisie

Met de Metrovisie werken we aan een beleidsstuk dat kort gezegd een kader vormt dat de aankomende jaren richting geeft aan keuzes voor verschillende metrodossiers. In dit stuk beschrijven we onder meer wat we willen bereiken met en op het metronetwerk op middellange en lange termijn. Verschillende doelen over bijvoorbeeld de kwaliteit en capaciteit van het metronetwerk en daaraan gekoppelde topeisen komen aan bod. Het proces om tot de Metrovisie te komen doen we in goed overleg met partners als GVB, V&OR en MET.

Netwerk opbouwen

Als projectsecretaris ben je veel bezig met het maken van verslagen en het organiseren van vergaderingen en werksessies. Hier worden zowel interne als externe collega’s voor uitgenodigd – het is leuk om mensen buiten de organisatie te leren kennen en een netwerk op te bouwen.

Affiniteit

Ik zou mensen die aan het begin van hun carrière staan, zeker aanraden op de functie van projectsecretaris te solliciteren. Vooral als je wilt ervaren hoe het werken voor een gemeentelijke organisatie is en je affiniteit hebt met het onderwerp Verkeer & Vervoer. De werkzaamheden verschillen per team dus het is wel handig daarnaar te vragen bij je sollicitatie.

Borrelen

Iedereen bij de Vervoerregio doet zijn best om je je welkom te laten voelen. Als projectsecretarissen houden we onderling ook goed contact. Het is leuk dat we dezelfde functie hebben, ook al zitten we bij verschillende teams. Nu verloopt het contact vooral via een appgroep; hopelijk kunnen we snel ook naar kantoor en met elkaar gaan borrelen!’

Denny: ‘Zeker als starter is dit een interessante job’

Denny Waltmann (23) is sinds januari 2020 projectsecretaris bij de Vervoerregio – en dat bevalt hem heel goed. ‘Ik zou het anderen ook zeker aanraden om te gaan voor deze functie. Zeker als je starter bent, is het een interessante job: je leert de organisatie goed kennen en ondertussen krijg je steeds meer ruimte om jezelf uit te dagen en inhoudelijk meer bij te dragen. Daar zit dan ook nog prima sturing bij. Je kunt echt bekijken wat je interessant vindt en wat je uiteindelijk wilt gaan doen. Je groeit in je rol; je krijgt de kansen om je te verdiepen in de dingen die jij leuk en interessant vindt.’

Ideale startersfunctie

Denny deed de studie Built Environment op de HvA – een combinatie van de studies Bouwkunde, Bouwtechnische Bedrijfskunde en Civiele Techniek: ´Het gaat over alle disciplines in de bouwwereld, waaronder ook mobiliteit. Vanaf het tweede jaar heb ik me gericht op de mobiliteitskant, omdat ik dat een heel interessant thema vind. Toen ik afstudeerde heb ik een onderzoek gedaan gericht op de MRA, het samenwerkingsverband van 32 gemeenten, twee provincies en de Vervoerregio. Dus toen kreeg ik al een beetje een idee van wat de Vervoerregio is en doet. Ik zag op een gegeven moment de vacature van projectsecretaris; dat leek me een ideale functie om mee te starten. Daar stonden nog niet de dossiers waar ik bij betrokken zou zijn, ik schreef in principe op de algemene functie.

Een spannend jaar

Zelf ben ik nu projectsecretaris voor de dossiers BORI en Strategische Activa. BORI staat voor beheer en onderhoud railinfrastructuur waarbij wij samen met onze partners ongeveer 110 km aan metrospoor en 220 km aan tramspoor onderhouden wat bij elkaar om ongeveer 115 miljoen per jaar gaat. Strategische Activa gaat onder meer over de bestellingen van de elektrische bussen, trams en metro’s die in Amsterdam komen te rijden: met name de nieuwe M7-metro’s die in de ontwerp- en productiefase zitten en de 15Gtrams die uit de fabriek in Zaragoza komen en sinds kort in Amsterdam rijden. Daarnaast ben ik ook projectsecretaris bij het OV-governancetraject. Dat komt er kort gezegd op neer dat de rol van de Vervoerregio op een aantal vlakken gaat veranderen. Op dit moment is het nog zo geregeld dat de Vervoerregio subsidie verleent voor het beheer en onderhoud van de railinfrastructuur aan de gemeente Amsterdam. De gemeente zelf is de opdrachtgever van GVB. Dit willen we efficiënter organiseren. Op advies van Pedro Peters (voormalig directeur RET) wordt de Vervoerregio in de toekomst direct opdrachtgever van GVB Railinfrabedrijf. De vraag is: hoe gaan we in een nieuwe constructie met elkaar samenwerken? We zijn heel hard aan het werk om daar met zijn allen iets moois van te maken. Het is daardoor een spannend jaar. Als projectsecretaris is het heel interessant die gesprekken te volgen: die lopen van adviseurs tot aan directie en het bestuur. Een unieke ervaring. Als projectsecretaris heb je met grote thema’s te maken. Dat is sowieso leuk – ongeacht je rol!

Steeds meer meedraaien

Verder start je als projectsecretaris in principe met vrij basic taken: het schrijven van verslagen en het ondersteunen bij vergaderingen. Na mijn eerste taken ben ik al vrij snel begonnen met meer verdiepende taken zoals het schrijven van brieven naar andere organisaties. Uiteraard stem ik dit  wel af met mijn collega’s, voornamelijk Lex Brantenaar en Chris Korving. Maar ik merk dat het goed gaat en ik hier steeds beter in word. Ik begin over het algemeen ook steeds meer mee te draaien en ben soms ook bezig om voorstellen op te stellen voor het management en de directie. Het is hartstikke leuk en interessant om die stap te maken en steeds meer verantwoordelijkheid te krijgen. Zo word je op een vrij natuurlijke manier klaargestoomd voor het werk dat er verder nog ligt.

Groeien

Wat ook leuk is, is dat je als projectsecretaris de mogelijkheid hebt om breder te kijken naar alle verschillende interessante dossiers, al moet je wel goed je prioriteiten stellen. Gelukkig helpen de collega’s hierbij. Als je naast je eigen dossiers een ander interessant dossier ziet, dan kun je in gesprek gaan om uren vrij te maken om daar ook in mee te draaien. Je kunt dus verder kijken dan de zaken waar je mee start. Het is fijn dat je de ruimte daarvoor krijgt. Zo kun je steeds meer ervaring opbouwen en groeien!

Nadenken over volgende stap

Na twee of drie jaar als projectsecretaris kun je doorstromen naar een adviserende rol, projectmedewerker of beleidsmedewerker. Ik zit nu ruim zestien maanden bij de Vervoerregio en ik ben echt bezig met nadenken over een volgende stap. Ik ben er ook vrijwel zeker van dat die binnen de Vervoerregio zal liggen. Dat heeft te maken met de feeling die ik heb met de hele organisatie: de mensen die er werken, de positieve sfeer, het feit dat iedereen voor elkaar klaar staat. De vraag voor mezelf is alleen: wil ik dat binnen de dossiers waar ik nu aan werk? Of wil ik toch wat breder kijken nog dan waar ik me nu mee bezig hou? In februari hoop ik klaar te zijn voor die volgende stap. Ik wil dit komende jaar dus echt goed focussen op de vraag waar ik me verder in wil verdiepen.

Unieke sfeer

Bijna niemand vindt fulltime thuiswerken gedurende corona echt leuk. Gelukkig heb ik nog twee maanden op kantoor gewerkt voordat we thuis kwamen te zitten – in tegenstelling tot de mensen die onlangs begonnen zijn. Daardoor weet ik dat er een unieke sfeer op kantoor heerst:  ik heb echt gezien dat iedereen wel een positief woordje voor elkaar heeft en elkaar helpt. Je merkt ook dat de organisatie groeiende is: iedereen is op zoek naar verbetering. Dat doe je echt met elkaar, met zijn allen.’

Donderdagmiddagborrel

Ik kijk er dus echt naar uit om weer naar kantoor te gaan. En naar de donderdagmiddagborrel die er iedere week is in een café in de buurt: daar kom je je collega’s ook op een andere manier tegen en kun je elkaar wat beter leren kennen!

Heb je interesse in een startersfunctie als projectsecretaris? Klik hier voor meer informatie!

 

 

 

 

Heeft u vragen? Stel ze hier.

20 mei 2021 | 20:22

Edwin van Os

De Vervoerregio is inderdaad een erg leuke werkgever met veel kansen voor starters. Zou het ook iedereen aanraden die interesse heeft in mobiliteit in de breedste zin van het woord.

20 mei 2021 | 12:32

anoniem

Hoi Leuk artikel, maar bij de laatste zin kan je niet op hier klikken.
Heb je interesse in een startersfunctie als projectsecretaris? Klik hier voor meer informatie!

Groet!

Wil je dit bericht delen?